Iniciativa da Coordenadoria de Cadastro traz mais eficiência ao trabalho desenvolvido pelo setor

Simples e eficiente! Assim os servidores da Coordenadoria de Cadastro (Cocad) do IFSul definem uma iniciativa que vem sendo desenvolvida pelo setor. É simples porque foram feitas apenas pequenas alterações na metodologia de trabalho. Eficiente, porque os resultados são nitidamente visíveis, de acordo com os envolvidos.

Mudança: demandas coletivas

Escaninhos dispostos em uma mesa abrigam as demandas próprias da Cocad.  Os cinco servidores que atuam no setor têm acesso a eles e estão aptos a dar os devidos encaminhamentos. Ou seja, todos sabem tudo que está acontecendo. Mesmo que uma demanda seja muito específica, a ponto de apenas um servidor poder resolvê-la, os demais têm conhecimento e podem ajudar, explica a coordenadora do setor, Priscila Mendes Pereira, e uma das idealizadoras do novo método de trabalho.

Nem sempre foi assim. “Muitas das atividades desenvolvidas na Coordenadoria eram centralizadas e não distribuídas adequadamente, gerando um alto índice de retrabalho por erros, falta de comunicação e de transparência e demora nas respostas aos servidores demandantes. Uma remodelação dos processos de trabalho era extremamente necessária”, explica.

Hoje, as solicitações demandadas à Cocad estão distribuídas em escaninhos que estão separados por categoria. Os servidores realizam as tarefas de acordo com as demandas da Coordenadoria, que estão visíveis a todos.

Para se ter uma ideia, de acordo com as entradas de documentos no Protocolo da Progep, a Cocad recebe, em média, 2.045 documentos por ano, demandados pelos servidores da instituição. São em torno de 170 documentos por mês, dentre formulários, portarias e processos de servidores.

Pelo método antigo, as demandas chegavam através do Protocolo da Recepção, responsável por separar todos os documentos da Pró-reitoria de Gestão de Pessoas (Progep) por Coordenadoria.  Os documentos destinados à Cocad eram deixados em um único escaninho no próprio setor.

“As atividades eram muito individualizadas, os servidores não se envolviam diretamente com as outras ações da Coordenadoria e só tinham conhecimento da sua própria tarefa”, conta.

A coordenadora esclarece que antes havia até uma sobrecarga sobre o servidor que executava somente uma atividade específica e com repercussão direta na folha de pagamento, devido ao cronograma mensal da folha, com data de abertura e de fechamento, como por exemplo, as férias, que têm repercussão na folha.

De acordo com Priscila, com a mudança na metodologia, os resultados positivos logo começaram a aparecer, tais como: processos mais estáveis e padronizados; informações compartilhadas e, com isso, melhora na comunicação interna; servidores mais motivados; mais eficácia e eficiência operacional e, também, redução dos desperdícios de recursos.

“É uma iniciativa simples, mas que promove uma grande colaboração, multifuncionalidade e engajamento dos servidores para propor novas ideias e melhorar continuamente, pois as atividades da Coordenadoria estão sendo desempenhadas por todos servidores”, avalia.

Os colegas concordam. De acordo com a servidora Débora Strelow, a iniciativa deixou o trabalho da equipe mais organizado. “Além de agilizar o atendimento das demandas, esse método permite que cada colega amplie seus conhecimentos nas mais diversas áreas que envolvem o nosso trabalho. A ideia é buscar sempre melhorar a qualidade do serviço, tanto de atendimento ao público, como do trabalho desenvolvido em nosso setor”, observa.

Processos eletrônicos

Paralelamente a isso, a Coordenadoria está incentivando o uso do Sigepe pelos servidores, diminuindo os requerimentos em papel, e de acordo com Priscila, a nova metodologia é aplicável também aos processos eletrônicos.

"Quando as instituições eliminarem totalmente o uso do papel, esse processo organizacional, que foi criado para desenvolver atividades com documentos físicos, poderá ser adaptado para a utilização em sistemas tecnológicos digitais," conclui.

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